货已经出运，商业发票、装箱单、提单、产地证陆续出来，客户在等文件清关。这个时候很多新人会纠结：正本提单和正本产地证要寄给客户，那副本要不要也一起寄？
寄清关文件不是简单地把文件寄出去。更准确的流程是：出正本前确认内容，寄正本前确认地址，正本寄客户，副本留底备用。
一、出正本之前，先发草稿给客户确认
不要以为文件做好就直接寄。出正本前，应把草稿件发给客户或其货代、清关代理确认：收货人、通知人信息，公司名称地址，产品描述，件数毛重净重体积，HS Code，目的港，船名航次开船日期，产地证信息是否与发票装箱单提单一致。
正本提单、正本产地证一旦正式签发再发现错误，轻则改单产生费用，重则影响清关提货、产生仓租柜租。正确流程是先确认信息，再出正本。
二、正本出来后，寄出前为什么还发扫描件
草稿确认和正本扫描不是同一目的。草稿确认是为避免正本做错；正本扫描是让客户知道最终文件样貌、是否已签发盖章、内容是否一致、这次准备寄出的文件是否齐全，方便客户提前转给货代或清关代理准备资料。客户通常也会要求先看到最终扫描件。
三、寄正本前，一定要确认收件信息
安排国际快递前，必须和客户确认：收件公司名称、收件人姓名、电话、详细地址、邮编，以及是否寄给公司、货代、清关代理或其他指定地址。客户公司、仓库、货代、清关代理地址往往不是同一处，按订单旧地址直接寄可能寄错。稳妥做法：先发扫描件并请客户确认收件信息，确认后再寄，寄出第一时间发快递单号。
四、正本提单和正本产地证，一般要寄给客户
使用正本提单（Original B/L）时，客户换单提货通常需要正本，如 3/3 Original 按客户要求寄正本。产地证涉及关税优惠、进口申报或海关要求时，客户也需要正本。常见寄单文件包括：商业发票、装箱单、正本提单、产地证，以及保险单、检测报告、熏蒸证、MSDS 等。具体要求以客户清关为准。
五、副本提单和副本产地证，要不要一起寄
一般情况下，正本寄客户，副本自己留底。国际快递可能延误、客户内部找不到、货代临时要补充资料、后续改单查单对账都需要依据，正本丢失更要补救资料。手上保留副本至少能马上发备用资料。若一开始正本副本全寄出，自己手上一份没有，后面会很被动。
六、客户坚持要求全部寄出怎么办
若客户明确要求正本副本一起寄，按客户要求处理，但自己务必保存完整电子档：提单扫描、产地证扫描、发票、装箱单、客户确认记录、快递单号和签收记录，方便后续追踪。
七、完整流程可以这样记
- 出正本前，先发草稿给客户或货代确认
- 客户确认无误后，再安排出正本
- 正本出来后，寄出前先扫描给客户
- 和客户确认收件地址、收件人、电话、快递方式
- 确认可寄后安排快递，及时发单号
- 正本寄客户，副本原则上自己留底；客户坚持全寄则按客户要求
一句话：出正本前确认内容，寄正本前确认地址；正本寄客户，副本留底备用。
写在最后
外贸很多风险藏在细节里：文件是否提前确认、正本寄出前是否扫描、地址是否再次核对、副本是否留底、单号是否及时发客户。越基础的流程越不能省。文件内容确认是一件事，寄件信息确认是另一件事，两步都不能省。
